Учетная политика и другие настройки организации.

При приеме на работу сотрудника оформляют ряд документов – трудовой договор, личную карточку и т.д. Также надо внести правильные данные в учетную программу, от этого зависит корректное начисление зарплаты и налогов. Далее читайте пошаговую инструкцию, как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП.

Оформлением приема на работу нового сотрудника в 1С 8.3 ЗУП обычно занимается работник кадровой службы. Но в небольших организациях эту функцию часто выполняет бухгалтер. С помощью нашей пошаговой инструкции сотрудник бухгалтерии сможет оформить прием сотрудника на работу в 1С 8.3 ЗУП в четыре шага.

Оформите прием в программе БухСофт

Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП основные данные по сотруднику

Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Работа с кадрами» (2). Откроется окно для кадровых операций.

В окне «Работа с кадрами» выберете вашу организацию (3). После этого вы увидите список уже принятых в вашу организацию сотрудников (4). Для приема на работу в 1С 8.3 ЗУП нового работника нажмите на ссылку «Новый сотрудник» (5). Откроется форма для ввода данных.

В открывшемся окне заполните по новому сотруднику:

• ФИО полностью (5);
• Дату рождения (6);
• ИНН (7). Если вы введет неправильный ИНН, то он окрасится в красный цвет;
• СНИЛС (8). Если вы введет неправильный СНИЛС, то он окрасится в красный цвет;
• Пол (9). В большинстве случаев программа 1С 8.3 ЗУП сама определяет пол по ФИО, но если пол определился неправильно, исправьте его.

Бухгалтеру на каждый день

Шаг 2. Введите в 1С 8.3 ЗУП личные данные по новому сотруднику

В окне для ввода личных данных укажите по сотруднику:

• Место рождения (1);
• Вид документа (2). Выберете из справочника нужный вариант, например «Паспорт гражданина РФ»;
• Серию паспорта (3);
• Номер паспорта (4);
• Кем выдан паспорт (5);
• Дату выдачи паспорта (6);
• Код подразделения (7);
• Адрес по прописке (8);
• Адрес места проживания (9);
• Мобильный телефон (10).

Для сохранения личных данных нажмите кнопку «ОК» (11).

Для записи введенных данных нажмите кнопку с дискетой (12). Теперь можно оформлять прием на работу в 1С 8.3 ЗУП.

Шаг 3. Оформите прием на работу нового сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

В открывшемся окне во вкладке «Главное» (2) укажите по новому сотруднику:

• Дату приема на работу (3);
• Сколько месяцев будет испытательный срок (4);
• График работы (5). Например «Пятидневка»;
• В какое подразделение принимается на работу (6);
• Должность (7);
• Вид занятости (8). Например «Основное место работы».

В новом окне укажите, сколько лет (10), месяцев (11) и дней (12) составляет трудовой стаж нового сотрудника, по состоянию на дату приема (13). Если у работника нет трудового стажа, кликните на кнопку «с момента приема…» (14) и укажите дату приема на работу (15). Для сохранения данных нажмите кнопку «ОК» (16). После этого ссылка «Не заполнен стаж…» исчезнет.

Далее кликните на вкладку «Трудовой договор» (21). Здесь укажите его номер (22) и дату подписания (23). Если нумерацию трудовых договоров вы ведете в 1С 8.3 ЗУП, то нажмите кнопку «Назначить» (24) для автоматического определения номера.

Данные для приема на работу внесены в 1С 8.3 ЗУП, нажмите кнопку «Провести» (25) для завершения операции. Далее вы можете распечатать приказ о приеме на работу и трудовой договор. Для этого нажмите кнопку «Печать» (26) и выберете нужные ссылки, например «Приказ о приеме (Т-1)» (27) или «Трудовой договор» (28).

Шаг 4. Внесите данные в 1С 8.3 ЗУП для учета вычетов по НДФЛ по новому сотруднику

Для правильного расчета налога на доходы физических лиц 1С 8.3 ЗУП по новому сотруднику надо ввести данные по вычетам, например на детей до 18 лет. Если работник написал заявление на вычет, надо внести эти сведения в 1С 8.3 ЗУП в карточку сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком всех сотрудников.

В списке найдите нужного работника (3) и кликните на него два раза мышкой, откроется карточка сотрудника.

Для ввода вычета нажмите кнопку «Добавить» (6) и выберете нужный вычет (7), например «На первого ребенка…» (8). Также укажите месяц, с которого надо применять вычет (9). Если сотрудник принят на работу в середине года, вычеты следует предоставлять с месяца приема на работу. При этом для правильного расчета вычета нужна справка с предыдущей работы, ведь вычет на ребенка предоставляется до тех пор, пока нарастающий доход сотрудника не превысит определенный лимит. Для сохранения введенных сведений в 1С 8.3 ЗУП нажмите кнопку «Провести и закрыть» (10).

Для ввода данных о предыдущих доходах за текущий год кликните на ссылку «Доходы с предыдущего места работы» (11). Откроется форма для ввода.

В открывшемся окне введите помесячно данные о доходах с предыдущего места работы (12). Для их сохранения нажмите кнопку «Записать и закрыть» (13). Для ввода сведений по всем вычетам и доходам с предыдущего места работы нажмите кнопку «ОК» (14). Теперь программа 1С 8.3 ЗУП правильно рассчитает НДФЛ по новому сотруднику.

Вопрос Как в «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 (на платформе 8.1) получить отчет со списком сотрудников по подразделениям с выводом окладов.
Ответ При запуске базы в режиме 1С:Предприятие открывается «рабочий стол», который содержит несколько закладок. Посмотрите на него внимательно. Он содержит разные закладки.
Перейдите на закладку «Кадровый учет».
В разделе «Отчеты» этой закладки нажмите на ссылку «Списки сотрудников». Откроется пока пустая форма отчета, в верхней части которого перечислены «Варианты отчета».
Выберите вариант «Список работников».
Чуть ниже вариантов отчета найдите надпись «Настройки». Активируйте их. При этом окно отчета будет вертикально разделено на две части – в правой части и будут открыты «Настройки». Нас интересует гаечный ключ в самом низу окна настроек – «Настройка вариантов отчета».
Нажмите на него и выберите строку «Настройка структуры». Откроется окно «Настройка структуры отчета…».
На закладке «Структура отчета» этого окна, в разделе «Колонки отчета», нажмите на кнопку «Добавить поле» — добавится строка. В этой строке нажмите на кнопочку с тремя точками – откроется окно «Выбор поля». Нажмите на плюсик напротив строки «Сотрудник» — раскроется дерево.
В этом дереве найдите строчку «Трудовой договор: Тарифная ставка». Это и будет оклад. Добавьте эту строчку двойным щелчком мыши и нажмите на кнопку «Сформировать». Все. Отчет сформирован.

Чтобы запомнить настройку отчета, там же, рядом с «гаечным ключом», найдите иконку «дискетки» (если навести на нее мышку, появится надпись «Сохранить вариант отчета»). Нажмите на нее, выберите вариант «Сохранить вариант как…». Откроется окно «Сохранение варианта отчета». Напишите новое наименование, например, «Список работников с окладами» и нажмите на «Сохранить». Все, настройка сохранена.

Чтобы в следующий раз воспользоваться этой настройкой, нажмите на иконку «открывающаяся папка» (рядом все с тем же «гаечным ключом») и выберите нужную настройку.

Чтобы сделать эту настройку доступной другим пользователям, перейдите в справочник настроек: меню «Операции – Справочник – Сохраненные настройки».
Найдите в этом справочнике только что сохраненную вами настройку (лучше давать настройке уникальное название). Нажмите на иконку с зеленым карандашом – «редактировать». Откроется форма «Вариант отчета: (… название вашей настройки)». Нажмите на кнопку «Добавить» и выберите либо «Группу пользователей» – «Все пользователи», если хотите сделать настройку доступной всем, либо конкретного пользователя, либо создайте собственную группу пользователей. При этом галочкой «Право изменения» для кого-то или для всех можно закрыть возможность изменения настройки – чтобы случайно не испортили вашу настройку.

Итак, начнем. За основу берем стандартный вариант отчета «Список сотрудников организации» (в ЗУП 3.0 отчет называется «Личные данные сотрудников»), устанавливаем дату отчета (в нашем примере 01.09.2014) указываем Организацию и переходим в настройку структуры варианта отчета.

Шаг 1

Переходим в раздел «Отбор», снимаем стоящий тут отбор «Текущее состояние - не равно - уволен»

После этого в отчете станут видны все сотрудники, которые когда-либо работали в организации вплоть до даты отчета.

Шаг 2

Устанавливаем свой отбор на поле Дата увольнения: «Дата увольнения - больше либо равно - 01.01.2014»

Таким образом, оставляя только тех, кто уволен в течение 2014 года.

Шаг 3

Завершаем настройку отчета, добавляя в него вывод дополнительной информации по сотрудникам, если она требуется в отчете: например, дата приема, дата увольнения или же дата рождения. Если требуется только ФИО сотрудников, то этот шаг можно пропустить.

Стандартный вариант отчета выведет список сотрудников и их табельные номера с группировкой по подразделениям.

Настройка завершена

Нажимаем кнопку «Сформировать», получаем результат. А дальше вы можете «навести красоту», сделав отчет удобочитаемым, и вывести в него ту информацию по сотрудникам, которая вам нужна. Все настройки, которые вы делаете «под себя», можно и нужно сохранять, чтобы не повторять одни и те же действия, тем самым повышая эффективность своей работы. О сохранении отчета чуть ниже, после доведения отчета до совершенства.

Настройки структуры можно делать все сразу, а можно, добавив одну, сформировать результат и посмотреть, получилось ли то, что было нужно, после чего вернуться в настройку структуры и продолжить её изменение. Перечислим те функции, которые требуются чаще всего.

Сгруппировать и добавить поля

В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» можно настроить необходимые группировки и поля отчета. Например, добавить в поля должность, размер тарифной ставки (если на ее просмотр есть право) или возраст, паспортные данные и т.д.

В разделе группировки можно, например, указать подразделение или же сгруппировать сотрудников по видам занятости и пр.

Нумеровать список

В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» добавить системное поле «№ п/п» в список колонок отчета. Если в группировках строк присутствует подразделение, то, возможно, захочется видеть количество сотрудников в каждом из подразделений - эту информацию выведет поле «№ в группе».

Упорядочить список

В настройках структуры отчета в разделе «Сортировка» можно указать поле, по которому удобно упорядочить список сотрудников. Например, это может быть ФИО сотрудника (то есть его Наименование), либо Дата приема.

Готовый вариант отчета сохранится в том виде, в котором вы его настроили. Для этого нужно нажать кнопку «Сохранить вариант как» и указать имя варианта. Например, «Список сотрудников за период». Кнопку сохранения вы найдете в правом нижнем углу панели «Настройки». По кнопке «Сохранить вариант» вы сохраните отчет с уже существующим именем.

На этом все. Перечисленные выше настройки может сделать любой пользователь, осваивающий или работающий в программах 1С не первый год. Кстати, это не значит, что, сделав идеальный вариант отчета, можно забыть, как это делается. Вы сможете сделать любой вид отчета, когда это понадобится, проделав несложные шаги по его настройке.

Такой порядок действий вы можете применить к отчету «Списки сотрудников организации» во всех программах 1С, где он есть. В программах новых редакций ЗУП 3.0, БП 2.0, УПП 2.0 порядок действий аналогичен, по-иному могут называться лишь заголовки.

Остальные статьи по работе с этой программой можно найти по тегу "1С:Зарплата и управление персоналом" Если у вас возникают какие-то вопросы или вы хотите увидеть статью на интересующую тему - оставляйте комментарии.

Анна Купцова

Подошел очередной праздник. Руководство задумалось о подарках для детей сотрудников компании. В связи с этим необходимо предоставить список, содержащий ФИО сотрудников, у которых есть дети. И еще немного усложним задачу, ограничив возраст детей - до 12 лет.

В данной статье мы рассмотрим как автоматически сформировать такой список в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом.

Для того, что бы сформировать данный отчет в карточке физического лица, справочник «Физические лица», на вкладе «Персональные данные», в табличной части «Семья» должны быть внесены данные о родственниках сотрудника организации:

Заполняем поля:

Через меню отчета «Настройки варианта отчета», выбираем меню «Настройка структуры».

В открывшемся окне «Настройка структуры отчета «Списки сотрудников организации (Родственники организации)», в табличной части «Доступные поля» находим:

Данные поля перетаскиваем на вкладку «Отбор, сортировка и параметры» в табличную часть «Отбор» с помощью кнопки «Добавить поле».

Для поля «Возраст родственника» устанавливаем «Вид сравнения» - Меньше или равно, «Значение» - 12. Для поля «Степень родства» устанавливаем «Вид сравнения» - В списке, «Значение» - Сын, Дочь, И нажимаем кнопку «Сформировать». В результате получаем следующий отчет:

Таким образом, мы можем сформировать автоматически список сотрудников, у которых есть дети младше 12 летнего возраста.

Аналогично можно построить отчеты содержащие список сотрудников владеющих английским языком, стоящих на воинском учете, имеющих ученые степени и т.д.

8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс «Начальной страницы».

Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.

Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:

Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:

В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).

Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.

Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:

Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.

После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.

Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».

Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3

Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.

Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.

Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.

Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!

Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.

При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.

Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».

Заходим в справочник «Физические лица»:

Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.

При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.

Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.

Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».

Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП

Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:

Откроется окно создания нового документа 1С:

На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.